Kunnanhallitus
Pöytäkirja 26.09.2022/Pykälä 223

Kh 26.09.2022 § 223  

239/02.02.02/2022  

Valmistelija Talous- ja hallintosihteeri Henna Breilin, 040 5908 235, kunnanjohtaja Helena Vuopionperä-Kovanen, 050 307 6114

Vuoden 2022 talousarvion investointiosassa on hallintopalveluille varattu 56 000 € Dynasty 10 käyttöönoton loppuvaiheeseen, palvelimien uusintaan sekä talousraportoinnin teknisiin muutoksiin kirjanpito-ohjelma Pro Economica Premiumissa. Nämä kaikki on toteutettu ja investointimäärärahoja on käytetty 19 197,96 €. Investointimäärärahoja on tällä hetkellä käyttämättä yhteensä 36 802,04 €.

Toivakan kuntastrategian arvoina ovat muun muassa oppiva ja kehittyvä sekä avoin ja rohkea. Hallintopalvelut pyrkii myös vastaamaan valtion digitalisaation edistämisen ohjelman tavoitteisiin, joiden tavoitteena on, että Suomi tunnetaan edelläkävijänä, jossa digitalisaation ja teknisen kehityksen tuomia mahdollisuuksia kehitetään ja otetaan käyttöön yli hallinto- ja toimialarajojen. Tavoitteena on nostaa julkisen sektorin teknologia- ja digitalisaatiokyvykkyyttä sekä kehittää julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyötä. Toivakan kunnan toimintoja pyritään jatkuvasti kehittämään helpommin saavutettaviin ja käytännöllisempiin toimintamuotoihin, joilla pystytään saamaan säästöjä kustannusten lisäksi myös työajassa.

Yhtenä elämisen elementtinä kuntastrategiassa on "yhdessä toimiva Toivakka". Siinä olemme sitoutuneet kehittämään kunnan palveluita yhteistyössä. Hallintopalvelut on vuoden 2022 aikana kehittänyt toimintatapoja, jotka tehostavat ja helpottavat niin henkilöstön työn tekemistä kuin kuntalaisen arkea;

• Sähköisesti allekirjoitettavien lomakkeiden käyttöönotto

 Sähköisesti allekirjoitettavat lomakkeet tekevät asioinnin asiakkaalle helpoksi. Lomake on käytettävissä missä vain, milloin vain ja sillä laitteella, jota on mieluisinta käyttää. Sähköinen lomake on paperilomakkeisiin verrattuna huomattavasti asiakasystävällisempi vaihto. Sähköisen allekirjoituksen toiminnot sisältävät lomakkeet sopivat useille eri toimialoille ja erilaista käyttöä varten - aina yksittäisen tiedon hankkimisesta monimutkaisten asiakastietojen keräämiseen asti. Allekirjoitus tapahtuu käyttämällä vahvaa tunnistautumista.

• Verkkokauppa ja verkkomaksaminen

Verkkokauppa ja verkkomaksun hyödyntäminen tarjoavat pienelle kunnalle runsaasti mahdollisuuksia, kun palvelujen saavutettavuus paranee ja manuaalisten vaiheiden määrä hallinnossa vähenee. Ajasta ja paikasta riippumaton verkkokauppa palvelee silloin kuin kuntalaiselle itselleen sopii. Verkkokauppa mahdollistaa tuotteiden, hintojen ja varaustilanteiden tarkastelun ennen ostoa ja maksutapa on selkeä ja turvallinen. Verkkomaksaminen säästää työaikaa, nopeuttaa rahan liikkumista,luo mahdollisuuden keskittää useiden eri järjestelmien maksaminen yhdelle alustalle, ei laskutuksen ja perinnän aiheuttamaa työtä, kaikki tiedot ovat keskitetysti ja turvallisesti yhdessä paikassa. Verkkokauppa sisältää maksulinkkitoiminnot, ilmoittautumistuotteet, tuotevariaatiot, resurssivaraukset ja mobiilisovelluksen esimerkiksi henkilökunnalle aterioiden maksamiseen.

• Koontityökalu talousarvio- ja tilinpäätösasiakirjojen sekä osavuosikatsauksen kokoamiseen

Tällä hetkellä kunta käyttää talousarvion ja tilinpäätöksen kokoamiseen pääsääntöisesti Office-ohjelmistojen perustyökaluja. Talousarvioiden ja tilinpäätösten edellyttämien taulukoiden laatiminen ja mahdollisten korjausten toteuttaminen tapahtuu käsityönä ja vie merkittävän paljon työaikaa. Koontityökalu säästää merkittävästi työaikaa kaikilla toimialoilla, sillä se mahdollistaa laskentataulukoiden lisäksi strategiataulukoiden ja tekstiosuuksien nopean täyttämisen ja yksinkertaisen muokkaamisen. Työkalulla myös varmistetaan, että sekä ovat kaikkien toimialojen osalta rakenteellisesti yhdenmukaiset ja selkeästi luettavat.

• Csv-liittymä import/export

Tämä työkalu mahdollistaa talousarviovalmistelussa talousarviolukujen suorasiirron taloudenseurantaohjelma Accunasta kirjanpito-ohjelma Pro Economica Premiumiin. Liittymää käyttämällä säästetään talous-ja hallintosihteeriltä noin viikon työaika.

Esityksenä on, että hallintopalveluiden 56 000 €:n investointimäärästä 13 550 € käytetään sähköisten palveluiden ja toimintatapojen kehittämiseen.

Esittelijä Kunnanjohtaja Helena Vuopionperä-Kovanen

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää hyväksyä ja esittää edelleen kunnanvaltuustolle hyväksyttäväksi, että hallintopalveluiden vuoden 2022 talousarvioon varatusta 56.000 euron investointimäärärahasta 13.550 euroa käytetään sähköisten palveluiden ja toimintatapojen kehittämiseen.

Päätös Hyväksyttiin yksimielisesti.